Geïntegreerd proces van bekendmaken en consolideren

Het proces op hoofdlijnen

Eén van de ontwerpdoelen van de STOP standaard was om een alternatieve procesinrichting te ondersteunen waarbij de processen van bekendmaken en consolideren zoveel mogelijk met elkaar geïntegreerd worden. Nog steeds zijn het opstellen van besluiten en het consolideren activiteiten waarvoor het bevoegd gezag verantwoordelijk is en uitvoert of laat uitvoeren. Maar de modellering van de informatie is aangepast zodat het proces met automatisering beter ondersteund kan worden.

images/download/attachments/6986960/Ge%C3%AFntegreerd_proces.png

In het geïntegreerde proces is het maken van een nieuwe versie van de regeling de manier voor het bevoegd gezag om uitdrukking te geven aan het besluit. Zij gebruikt software om daaruit het besluit af te leiden waarin (bij een initieel besluit) de gehele regeling en (bij een wijzigingsbesluit) de wijzigingen in de regeling aangegeven zijn. Het besluit wordt aangevuld met andere onderdelen (motivering, toelichting op de wijzigingen) en uiteindelijk aangeboden ter vaststelling. Mochten amendementen aangenomen worden, dan worden die verwerkt door een nieuwe versie van de regeling te maken en daarmee de beschrijving van de wijzigingen in het besluit (door de software) te laten bijwerken. Na vaststelling wordt het besluit bekendgemaakt. De LVBB kan de omgekeerde bewerking uitvoeren en uit de wijzigingen als beschreven in het besluit de onderliggende versies van de regeling samenstellen. Als in het besluit rekening gehouden is met eerdere besluiten, dan kan de LVBB de versies van de regeling direct inpassen in de geconsolideerde regeling. Is dat niet het geval, dan zal de LVBB aangeven op welke consolidatievragen het bevoegd gezag antwoord moet geven. Dat zal de bekendmaking van het besluit niet tegenhouden; het bevoegd gezag kan later via directe mutaties van de geconsolideerde regeling de antwoorden op de consolidatievragen geven.

Een voordeel van het geïntegreerde proces is dat elk wijzigingsbesluit geassocieerd is met één of meer uitgeschreven versies van de regeling, zodat niet alleen duidelijk is wat het besluit inhoudt maar ook wat de gevolgen ervan zijn. De uitgeschreven versies komen niet noodzakelijk overeen met versies van de geconsolideerde regeling; dat kan alleen als voldoende rekening gehouden wordt met andere besluiten die gelijktijdig het besluitvormingsproces doorlopen.

Een (wijzigings)besluit kan verwijzen naar andere informatie die daardoor een juridische werking krijgt, zoals informatieobjecten. Sommige informatieobjecten zullen al voor de vaststelling van het besluit in een centraal register staan. Informatieobjecten waarvoor zo'n register niet bestaat kunnen gelijktijdig met het besluit aan de LVBB geleverd worden. De LVBB vult dan de registerfunctie in nadat het besluit bekendgemaakt is. Bij sommige soorten informatieobjecten is het mogelijk dat ook over een wijziging ervan besloten kan worden en niet alleen over vervanging ervan (bijvoorbeeld bij de geometrie van een gebied: bij vervanging wordt het hele gebied opnieuw vastgesteld, bij wijziging kan een deelgebied aangepast worden). In dat geval worden de wijzigingen ook in de vorm van een informatieobject bij een besluit gevoegd, en kan de LVBB uit de wijzigingen de nieuwe (geconsolideerde) versie van het informatieobject samenstellen.

In het processchema is aangegeven hoe de aanlevering verloopt. De informatieobjecten zijn tot het moment van bekendmaken alleen beschikbaar via lokale software. De software van het bevoegd gezag moet de onveranderlijkheid en beschikbaarheid borgen. Bij de bekendmaking van het besluit worden de informatieobjecten meegeleverd in hetzelfde pakket waarin ook het besluit zit. Na de bekendmaking borgt de LVBB de onveranderlijkheid en beschikbaarheid van de informatieobjecten. Het informatieobject hoeft dan niet meer beschikbaar gesteld te worden via de systemen van het bevoegd gezag.

Hoewel het geïntegreerde proces in veel gevallen handmatige consolidatie als apart proces overbodig maakt, biedt het geen mechanisme voor een volledig geautomatiseerde consolidatie. De manier waarop de informatie gemodelleerd is maakt het mogelijk de geconsolideerde regeling samen te stellen en te signaleren als er consolidatievragen zijn, maar biedt geen aanknopingspunten de consolidatievragen geautomatiseerd te beantwoorden. Dat is bewust: de verantwoordelijkheid voor de consolidatie berust bij het bevoegd gezag, daar moeten de consolidatievragen dus beantwoord worden. Het is aan het bevoegd gezag om daar een een invulling aan te geven, al dan niet met hulp van verdere automatisering. De STOP standaard biedt slechts een model om gegevens uit te wisselen, en is dus beperkt tot het signaleren van openstaande vragen en het communiceren van de antwoorden.

STOP modelleert niet alleen de juridisch authentieke onderdelen van een besluit (en daaruit volgende consolidaties) maar ook niet-authentieke annotaties die softwarematige interpretatie van de juridische regels mogelijk maken. Deze annotaties kunnen te allen tijde via directe mutatie van de geconsolideerde regeling aangepast worden.

In v0.97 van STOP zijn nog niet uitgewerkt:

  • Het borgen van de onveranderlijkheid van gelijktijdig aangeleverde informatieobjecten.

  • Directe mutaties van annotaties.

Bekendmaken heeft prioriteit

De bekendmaking van een besluit heeft prioriteit boven het samenstellen en publiceren van de geconsolideerde regeling. De bekendmaking is een noodzakelijke voorwaarde om een besluit in werking te laten treden en is onderdeel van een wettelijke procedure, terwijl het publiceren van de geconsolideerde versie slechts een serviceproduct is. Het kan daarom niet zo zijn dat kwaliteitseisen die aan de geconsolideerde regeling gesteld worden de bekendmaking van een besluit in de weg staan. Elke procesinrichting voor bekendmaken en consolideren moet daar rekening mee houden, en faciliteiten bieden om de geconsolideerde regeling later bij te werken als de consolidatie van een bekendgemaakt besluit niet meteen mogelijk is.

De prioritering van bekendmaken boven consolidatie gaat zover dat zelfs als een besluit incompleet en/of aanwijsbaar niet te consolideren is, de bekendmaking ervan toch doorgang moet vinden (mits de techniek dat toelaat). Dit is op zich natuurlijk een onwenselijke situatie. Het is daarom wenselijk dat al vroegtijdig duidelijk wordt dat er consolidatievragen zullen zijn, zodat desgewenst voorzieningen getroffen kunnen worden om die vragen te adresseren. En dat een modellering van de informatie wordt gekozen waarbij evidente fouten zoveel mogelijk uitgesloten kunnen worden.